InDesign | Catálogos e folhetos com o Data Merge

Imagine ter desenhado um layout para um catálogo com quatro produtos por página, sendo que a única coisa que altera de produto para produto é o nome, imagem, características e preço.

Como é bastante comum, o cliente envia a listagem dos produtos em ficheiro Excel e isso levanta uma questão, como passar essa informação para o nosso layout no InDesign?

Se a sua resposta for o copy e paste, então este artigo é para si. Apresento-lhe o maravilhoso recurso Data Merge do InDesign.

O Data Merge permite num documento InDesign, definir os campos e posições de dados contidos num ficheiro Excel – quer sejam textos ou imagens –, sendo os mesmos preenchidos de forma automática no ficheiro InDesign.

Pode ser muito útil, em casos de produção de catálogos, folhetos, diplomas, cartões-de-visita, bilhetes e tudo onde o layout é igual, mudando somente alguns elementos.

Vamos ver como funciona na prática, usando o exemplo de quatro produtos por página.

O exemplo pretendido é o seguinte:

Preparar ficheiro Excel

Como pode verificar na imagem acima, a lista é dividida por cinco colunas. Produto, código, características, preço e imagens, célula que por agora vou deixá-la vazia.

Seleciono a primeira linha da coluna A até à E, clicando com o botão direito do rato em cima da mesma, escolhendo a opção Formatar Células.

No quadro seguinte, em Categoria escolho Texto e clico em OK.

Só agora, depois de formatar a primeira linha como Texto, é que vou conseguir colocar o título na coluna das imagens.

Mas para que o InDesign reconheça esta coluna como sendo as das fotos, na cabeça da coluna das imagens, o título terá que começar com o símbolo @ seguido do nome que quero atribuir. Para este exemplo escolhi o que me parece mais lógico, @imagens.

Veja exemplo abaixo:

Por fim, vamos ao menu Ficheiro > Guardar como, guardando o ficheiro como o tipo Texto (Separado por tabulações)(*.txt):

Alguns pontos a ter em atenção:
– Não deixe conteúdo na folha a não ser que seja para importar para o InDesign;
– As imagens, ficheiro exportado e o ficheiro InDesign, terão que estar na mesma pasta;
– Os nomes das imagens é obrigatório que sejam completos, ou seja, também com a própria extensão.

E do Excel estou despachado.

Ficheiro InDesign

Abro um novo documento A4 e divido a página em quatro. Defino a página em duas colunas e coloco um filete ao centro na vertical:

Tendo o layout desenvolvido, aplico nas próprias caixas o estilo que pretendo.

Para isso, seleciono as caixas individualmente e aplico o estilo clicando no mesmo:

De seguida, vou ao menu Windows > Utilities > Data Merge:

Com a janela Data Merge aberta, clico no canto superior direito e seleciono a opção Select Data Source e abro o ficheiro xmagazine.txt. O ficheiro que gerei no Excel:

Serão importadas as primeiras células de cada coluna da listagem do ficheiro Excel:

Agora vou definir a posição das células no layout, selecionado e arrastando as mesmas para cima da respetiva caixa.

O aspeto será o seguinte:

No canto inferior da janela Data Merge, existe o campo Preview. Ao accionar esta opção, poderei verificar se o resultado final é o pretendido:

Se estiver tudo correto, vou novamente ao menu do canto superior direito da janela Data Merge e escolho a opção Create Marged Document.

Ao abrir a janela Create Marged Document escolho as seguintes opções:

Records

Em Records To Merge, escolho a opção All Records para que sejam incluídos todos os produtos, ou seja, todas as linhas da listagem.

Mais abaixo, em Records per Document Page, escolho a opção Multiple Records

Multiple Record Layout

Em Multiple Record Layout podemos definir as margens, se a distribuição é feita em linha ou coluna, como também os espaços entre os produtos.

No final da janela, para verificar como esta a fica a página, clico em baixo da janela na opção Preview Multiple Record Layout.

Options

Feitas todas as configurações, basta clicar no botão OK e abrirá um novo documento com todos os produtos, salvaguardo assim o documento de origem.

Salvaguardar o documento de origem é muito importante no caso de necessitar fazer alterações, como já tenho as configurações feitas no documento de origem, não vou precisar defini-las novamente.

Para atualizar os produtos em caso de emendas, basta exportar novamente o ficheiro .txt do Excel com igual nome, atualizar o mesmo no ficheiro de origem InDesign, através do menu da janela Data Marge com a opção Update Data Source.

Por fim, escolho novamente a opção Create Marged Document e clico em OK.

InDesign | Paginar catálogos e folhetos com o Data Merge

Preparar ficheiro Excel